Peter Galldiks

Ordnungsmäßigkeit der Kassenführung

Expertentipp. Die Experten von Kaib, Galldiks und Partner Steuerberater & Wirtschaftsprüfer geben Tipps

Zuletzt mit einer zusammenfassenden Information vom 22.02.2018 hat die OFD Karlsruhe die Anforderungen an eine ordnungsgemäße Kassenbuchführung aus Sicht der Finanzverwaltung dargestellt. Elektronische Kassensysteme kommen bei bargeldintensiven Betrieben sehr häufig zum Einsatz.

Ab 2017 dürfen jedoch nur noch solche Systeme eingesetzt werden, die eine dauerhafte Speicherung aller steuerlich bedeutsamen Daten über einen Zeitraum von 10 Jahren sicherstellen. Insbesondere die Unveränderbarkeit der gespeicherten Daten und deren Aufbewahrung spielen eine wichtige Rolle. Innerhalb der Aufbewahrungsfrist müssen diese Daten jederzeit verfügbar, unverzüglich lesbar und maschinell auswertbar sein. Bei einem Wechsel der Kassensysteme innerhalb dieser Zeit wird empfohlen, die alten Systeme aufzuheben und die Laufbarkeit des Programms sicher zu stellen.

Eine Verpflichtung zur Anschaffung und zum Einsatz elektronischer Systeme besteht jedoch nicht. Auch weiterhin ist eine so genannte „offene Ladenkasse“ zulässig, die jedoch einen recht hohen Aufwand verursacht. Wie bei der elektronisch geführten Kasse ist grundsätzlich jedes einzelne Handelsgeschäft aufzuzeichnen. Eine Ausnahme von der Einzelaufzeichnungs-pflicht ergibt sich nur dann, wenn eine hohe Anzahl von Verkäufen an nicht bekannte Personen gegen Barzahlung erfolgt. Hier gilt es als nicht zumutbar, für jeden Umsatz eine Einzelaufzeichnung zu führen.

Die offene Ladenkasse erfordert die Führung eines täglichen Kassenberichts, der die Vollständigkeit und Richtigkeit der Betriebseinnahmen überprüfbar macht. Grundlage dieses Kassenberichts ist der täglich zu ermittelnde Bargeldbestand. Rechnerisch ist dieser Bestand um Entnahmen und Ausgaben zu erhöhen und um Einlagen und den Anfangsbestand zu mindern, so dass sich die Tageseinnahme ergibt. Ein Zählprotokoll ist nicht vorgeschrieben, aber als zusätzlicher Nachweise hilfreich.

Wichtig ist, dass der Kassenbericht nicht mit Hilfe einer jederzeit änderbaren Standardsoftware erstellt werden darf (z.B. Office-Programme). Das ist nur zulässig, wenn nachträgliche Änderungen der erfassen Daten nicht möglich sind.
        
Als neues Kontrollinstrument der Finanzverwaltung ist ab Beginn des Jahres 2018 die Kassen-Nachschau hinzugekommen. Ein Amtsträger, der sich selbstverständlich ausweisen muss, kann während der regulären Geschäftszeiten unangekündigt Einsicht in die Kassenauf-zeichnungen -elektronisch der manuell geführt- nehmen.

Ergeben sich dabei Zweifel an der Ordnungsmäßigkeit der Kassenbuchführung, kann umgehend eine reguläre Betriebsprüfung anberaumt werden.

Merke: Nicht jede Person, die die Geschäftsräume betritt, kommt als Kundin/Kunde herein, es kann auch die Finanzverwaltung sein. Die Information der OFD ist unter www.ofd-karlsruhe.de abrufbar. Bei Fragen stehen natürlich auch wir gerne beratend zur Seite.

Peter Galldiks, vereid. Buchprüfer und Steuerberater

Kaib, Galldiks und Partner
Steuerberater & Wirtschaftsprüfer
Hilden · Remscheid
www.stb-kgp.de





Artikel kommentieren

Bisher gibt es noch keinen Kommentar zu diesem Artikel.