Wolfgang Ruoff

Aufgepasst beim Entrümpeln - Aufbewahrungsfristen für Daten

Expertentipp. Die Experten von Kaib, Galldiks und Partner Steuerberater & Wirtschaftsprüfer geben Tipps

Alle steuerlich relevanten Unterlagen sind für die gesetzlich vorgeschriebenen Zeiträume grundsätzlich in der Form, in der sie erstellt bzw. empfangen wurden aufzubewahren. Papierdokumente können aber auch durch ein ersetzendes Scannen in elektronische Dokumente umgewandelt werden.

Notarverträge, Jahresabschlüsse, Eröffnungsbilanzen und auch Zollpapiere sind allerdings stets im Original aufzubewahren.

Für alle gespeicherten Belege muss sichergestellt werden, dass sie während der gesamten Aufbewahrungszeit unveränderbar, jederzeit verfügbar und unverzüglich lesbar sind.

Aufbewahrungsfrist 10 Jahre

  • Buchungsbelege
  • Bücher und Aufzeichnungen
  • Inventare
  • Jahresabschlüsse
  • Lageberichte
  • Eröffnungsbilanzen
  • Eingangs- und Ausgangsrechnungen
  • Zollpapiere (amtliche Urkunden oder handschriftlich zu unterzeichnende Präferenznachweise)
  • zum Verständnis erforderliche Arbeitsanweisungen und sonstige Organisationsunterlagen, z. B. Bedienungsanleitungen und Einrichtungsprotokolle von PC-Kassen und Warenwirtschaftssystemen sowie Verfahrensdokumentationen
  • Aufbewahrungsfrist 6 Jahre
  • Handels- oder Geschäftsbriefe (auch E-Mails oder Faxe)
  • sonstige steuerlich relevante Unterlagen

Die Aufbewahrungspflicht für steuerrelevante Unterlagen beginnt mit Ende des Kalenderjahres, in dem die letzte Eintragung in die jeweiligen Geschäftsbücher gemacht wurde oder der Buchungsbeleg entstanden ist.

Unterlagen mit einer 10-jährigen Aufbewahrungsfrist können somit nach dem 31. Dezember 2018 vernichtet werden, wenn die letzte Eintragung im Jahr 2008 erfolgte.

Bedienungsanleitungen und alle Protokolle zur Einrichtung einer Kasse müssen so noch 10 Jahre nach dem Jahr des letzten Einsatzes der Kasse aufbewahrt werden.

In Ausnahmefällen muss länger archiviert werden

Ist das Besteuerungsverfahren durch eine Betriebsprüfung noch nicht abgeschlossen, sind die Unterlagen sogar länger aufzubewahren.

Daneben sollten Unterlagen, die dauerhaft von Bedeutung sind, so lange archiviert werden, wie sie steuerlich relevant sein können (z. B. Miet-, Darlehens- und Gesellschaftsverträge sowie Kaufverträge und Rechnungen über Anlagevermögen).

Lieferscheine dürfen eher vernichtet werden

Für Lieferscheine ab 2017 gilt eine kürzere Aufbewahrungsfrist. Diese dürfen bereits vernichtet werden, wenn eine inhaltsgleiche Rechnung vorliegt.

Auch Privatpersonen müssen Rechnungen aufbewahren. Jeder, der Handwerkerleistungen oder auch  Reinigungsarbeiten in seiner Wohnung, in seinem Haus oder auf seinem Grundstück ausführen lässt, muss die Rechnungen zwei Jahre lang aufbewahren. Die Aufbewahrungsfrist beginnt mit dem Ende des Jahres, in dem die Rechnung ausgestellt wurde.

Wenn Sie mehr zu diesem Thema wissen möchten, stehen wir Ihnen für eine persönliche Beratung gerne zur Verfügung.

Wolfgang Ruoff

Steuerberater und Mediator
Kaib, Galldiks und Partner
Steuerberater & Wirtschaftsprüfer
Hilden · Remscheid
www.stb-kgp.de


Mit acht Berufsträgern und über 40 Mitarbeitern gehört Kaib, Galldiks und Partner zu einer der größten Steuerkanzleien in Remscheid und Hilden. Betreut werden kleine bis große mittelständische Unternehmen, Einzelpersonen, Freiberufler oder Handwerksbetriebe aber auch Vereine und Stiftungen. Über die verbundene Wirtschaftsprüfungsgesellschaft B&O Rheinisch-Bergische Treuhand GmbH (www.bo-wpg.de) können auch Prüfungsleistungen angeboten werden. Neben diesen kanzleiinternen Möglichkeiten profitieren die Mandanten darüber hinaus auch von einem großen Netzwerk an Spezialisten.

Ziel der Kanzlei ist es, den Mandanten als vielseitiger Allrounder individuell und persönlich zu betreuen, um für ihn ein optimales Ergebnis in steuerlicher und betriebswirtschaftlicher Hinsicht zu erzielen. Garant dafür sind unter anderem die langjährigen Berufserfahrungen und das unterschiedliche Expertenwissen im Partnerkreis. Selbstverständlich ist auch eine beständige Fortbildung des gesamten Teams. Die Bandbreite der Tätigkeiten reicht von der Existenzgründung bis zur Unternehmensnachfolge, von der monatlichen Unterstützung bei Buchführung und Lohnabrechnung bis hin zur Steuerrechtsgestaltung und Steuerrechts-durchsetzung.








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